VidéPro CRM + Ava
Eén systeem waarin het hele bedrijf samenkomt — met een company brain die alles weet en meteen doorpakt.
VidéPro draaide op FileMaker met een handvol losse tools eromheen. Nu draait het hele bedrijf op één systeem: klantcontact, een eigen telefooncentrale, offertes en facturen, bankmutaties, planning, video-oplevering én de publieke website. En omdat alles op één plek staat, kon daar Ava bovenop: een company brain die je in gewone taal vraagt wat er speelt — en die het werk daarna ook uitvoert.
57
Tools tot Ava's beschikking
6
Kanalen waarop ze bereikbaar is
±339.000
Regels code
30+
Gekoppelde systemen
Wat het kan
Eén vraag, alle bronnen tegelijk
Ava doorzoekt parallel mail, WhatsApp, agenda, facturen, taken, telefoongesprekken en documenten, en maakt daar één antwoord van. Geen zeven zoekopdrachten in zeven systemen.
Ze weet wat er speelt
Een helikopteroverzicht dat elk kwartier ververst: agenda, urgente taken, openstaande posten, gemiste oproepen en verse leads van de website.
Ze doet het ook echt
Offerte opstellen en mailen, factuur versturen met betaal-QR, afspraak plannen of verzetten, een klant terugbellen, een project aanmaken. Weten is de helft; doen is de rest.
Bereikbaar waar jij bent
In het CRM, via de telefooncentrale, op het CarPlay-scherm in de auto, via WhatsApp, per mail — en als deelnemer in een Zoom- of Teams-vergadering, met haar eigen naam en gezicht.
Rechten via nummerherkenning
Wie belt bepaalt wat ze mag: eigenaar, teamlid, klant of onbekend. Niet wat iemand beweert te zijn.
Eerst een concept, dan pas verzenden
Berichten en mails komen als voorstel bij jou binnen. Pas na een expliciet 'ja' gaan ze echt de deur uit.
Ze leert van correcties
Verbeter je haar, dan wordt die correctie een vaste regel. Eerdere fouten staan letterlijk als les in haar geheugen.
Een eigen telefooncentrale
Keuzemenu, wachtrij, openingstijden en voicemail op eigen infrastructuur. Elk gesprek wordt opgenomen, getranscribeerd en samengevat — met actiepunten die als taak in het CRM landen.
EditRoom voor de oplevering
Klanten bekijken video's frame-nauwkeurig en tekenen hun opmerkingen over het beeld; die correcties worden automatisch taken. Met 720p-proxies waarin de juiste camera-LUT al is ingebakken.
Van offerte tot bankafschrift
Offertes, facturen, strippenkaarten, inkoopfacturen via een AI-inbox, en een bankkoppeling die binnenkomende betalingen automatisch aan de juiste factuur matcht.
De website draait uit hetzelfde systeem
videpro.nl komt uit dezelfde codebase, met een eigen CMS en een content-engine die artikelen onderzoekt, schrijft, vertaalt, illustreert en publiceert.
Zo klinkt dat in de praktijk
“Wat speelt er?”
In één beeld: je agenda van vandaag en morgen, urgente taken, openstaande posten — inkoop én verkoop — relevante mail, gemiste oproepen en verse leads van de website.
“Dat document dat ik gisteren binnenkreeg — waar ging dat over?”
De bijlage is bij binnenkomst al uitgelezen en geïndexeerd, dus ze antwoordt uit de inhoud van de pdf in plaats van te zoeken naar het bestand.
“Wie stond er ingepland op de opnamedag van vorige week?”
De crew per categorie — camera, geluid, regie — met per persoon of het bevestigd was, plus de ingehuurde apparatuur per leverancier.
“Reageer op dat appje, zeg dat ik morgen langskom.”
Ze zet een concept klaar en stuurt dat eerst naar jou. Pas na een expliciet 'ja, verstuur maar' gaat het bericht de deur uit.
“Stuur me om kwart voor 7 een herinnering dat ik moet terugbellen.”
Ze plant de actie in en meldt zich 's avonds uit zichzelf — geplande acties zijn haar eigen hartslag.
“Wanneer was ik voor het laatst bij deze klant en wat bespraken we?”
Semantisch zoeken door het hele bedrijfsgeheugen: de afspraak met locatie en notities, plus de mails van rond die datum — ook die van collega's.
“Maak een offerte voor twee draaidagen en mail hem.”
Ze stelt de offerte op met de prijslijst erbij, maakt de pdf en verstuurt hem. Bij een factuur gaat er een betaal-QR mee.
“Bel de opdrachtgever terug dat de opnames doorgaan.”
Ze belt zelf uit met jouw opdracht als leidende instructie — en hangt netjes op als ze een voicemailbandje krijgt.
Hoe we het gebouwd hebben
Next.js 16 met React 19 op Vercel, Firestore als enige database — geen ORM, geen migraties. Realtime luisteraars houden elk scherm vanzelf actueel: 111 collecties, 342 API-routes en 78 dashboardpagina's in één applicatie.
Ava is geen chatbot naast het systeem maar een agent erin: één engine met tientallen tools die gerichte vragen stellen aan de bedrijfsdata, aangevuld met een semantische geheugenlaag. Elke nieuwe mail, elk gesprek en elke afspraak wordt bij binnenkomst meteen geïndexeerd.
Puur semantisch zoeken bleek onbruikbaar: korte contactkaartjes kaapten de hele top van de resultaten terwijl de mail met het antwoord op plek 84 stond. De ranking is daarom empirisch bijgesteld met begrenzing per type en een milde recency-bonus — gemeten, niet aangenomen.
Zwaar werk staat bewust buiten de app: aparte workers voor videotranscodering, viruscan en de realtime spraakbrug, met media op objectopslag achter tijdelijke links. Meerdere AI-providers naast elkaar met een expliciete rolverdeling en een fallback-keten als er één uitvalt.
Elke deploy vereist een versiebump plus changelog-regel, en het versienummer staat linksonder in de sidebar — live bewijs van wat er draait. Een releasegate bindt de goedkeuring aan de exacte commit; een nieuwe push maakt eerdere autorisatie automatisch ongeldig.
Waarom we het gebouwd hebben
Bedrijfskennis zit versnipperd over mailboxen, appjes, telefoongesprekken, pdf's en iemands hoofd — en is precies op het moment dat je hem nodig hebt, onderweg of bij een klant, onbereikbaar.
Dus bouwden we eerst het fundament: alles in één systeem. Pas daardoor werd een company brain mogelijk — je kunt niet slim zijn over data die je niet hebt. Het resultaat is een bedrijf dat je iets kunt vrágen in plaats van opzoeken, en dat antwoordt in daden.
Zoiets nodig in uw bedrijf?